REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä:

Etelä-Savon Tanssiopiston kannatusyhdistys ry:n ylläpitämä
Etelä-Savon Tanssiopisto (ESTo)
Paukkulantie 22, 50170 Mikkeli
p. 040 147 4711
etelasavontanssiopisto@gmail.com, www.etelasavontanssiopisto.fi
Y-tunnus 1873430-1

Rekisterin vastuuhenkilö:

Rehtori Fanny Gurevitsch, p.050 5146442, fanny.gurevitsch@gmail.com

Rekisterin yhteyshenkilö:

Sirpa Tarvonen, p. 040 147 4711,
etelasavontanssiopisto@gmail.com

Rekisterin nimi:

Etelä-Savon Tanssiopiston oppilasrekisteri

Keskeinen lainsäädäntö:

Henkilötietolaki 10 ja 24 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) 679/2016, 6. artikla 1 b-kohta
Laki taiteen perusopetuksesta 633/1998

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Oppilasrekisterin käyttötarkoitus on opetustoiminnan järjestäminen ja oppilasasioiden hoitaminen.
Oppilasrekisteriä ylläpidetään Hobiver-palvelussa, joka on tanssioppilaitoksille suunniteltu oppilashallintajärjestelmä.

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ilmoittautumiseen, opintojen suorittamisen rekisteröintiin, tiedotukseen, laskutukseen, yhteydenpitoon, raportointiin, opiston omaan markkinointiin sekä muiden oppilasasioihin liittyvien toimenpiteiden yhteydessä ja niiden mahdollistamiseksi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Tietojen käsittelyn perusteena on sopimus (sähköinen ilmoittautumislomake), jossa rekisteröity on osapuolena. Alle 18-vuotiaiden oppilaiden osalta sopimuksen tekee huoltaja.

Rekisterin tietosisältö:

Hobiver-järjestelmään rekisteröidään vain oppilasasioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Rekisterin tietosisällön muodostavat seuraavat oppilaan tiedot
nimi
syntymäaika (ei henkilötunnusta); pakollinen henkilön yksilöimiseksi, laskutusta varten ja todistusten kirjoittamiseksi
postiosoite (tarvittaessa postitusta varten)
puhelinnumero (pakollinen tiedottamista ja yhteydenottoja varten)
sähköpostiosoite (tiedottamista ja laskutusta varten)
osallistuminen tunneille, opintohistoria ja oppilasarviointitiedot
opetuksen ja tapahtumien kannalta tarpeelliset tiedot
oppilasmaksutiedot ja maksusuoritukset.

Alaikäisen oppilaan kohdalla järjestelmään rekisteröidään myös huoltajan nimi, syntymäaika, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Järjestelmään rekisteröidään lisäksi opettajien nimet ja yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite) ja opettajien opetustyö (järjestetyt opetustunnit sekä opetukseen ja oppilasmääriin liittyvät tilastotiedot).

Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin, kuin tiedot liittyvät oppilaaksi ilmoittautumiseen, ei rekisterinpitäjä voi ottaa vastaan ilmoittautumista eikä sitoutua rekisterinpitäjän järjestämään toimintaan osallistumista koskevaan rekisterinpitäjän (ESTo) ja rekisteröidyn (oppilas) väliseen sopimukseen.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai alle 18-vuotiaan kohdalla huoltajalta sähköisellä ilmoittautumislomakkeella. Oppilas tai huoltaja voi lisäksi luovuttaa rekisteriin tietoja sähköpostitse, puhelimessa tai asiakastapaamisissa.

Tietoja opintosuorituksista ja oppilaan saamasta arvioinnista saadaan opettajilta. Tietoja maksusuoritusten tilanteesta saadaan suoraan Hobiver-palvelun taloushallinnon tietokannasta.

Henkilötietojen säilytysaika:

Oppilaan ja huoltajan tiedot säilytetään pysyvästi. Tietoja voidaan anonymisoida rekisteröidyn/huoltajan pyynnöstä. Säilytysaika mahdollistaa opintojen tilapäisen keskeytymisen ja uudelleen aloittamisen ilman, että oppilastietohistoria häviää. Säilytysaika mahdollistaa myös oppilaan osallistumistodistuksen kirjoittamisen opintojen päättymisen jälkeen.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen käsittelijät:

Rekisterin tietoja käsitellään huolellisesti ja niitä säilytetään asianmukaisesti teknisesti suojattuna (lukitut tilat, käyttöjärjestelmän päivitykset, virustorjunta). Oppilashallintajärjestelmän käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja käyttäjäkohtaista salasanaa. Ainoastaan rekisteriin merkatuilla vastuu- ja yhteyshenkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää kaikkia rekisterin tietoja. Muulle henkilökunnalle (opettajat) tietoja luovutetaan rajoitetusti vain heidän opetustehtävään liittyvistä oppilaista. Opettajien käyttöoikeudella näkyvät vain opetuksen ja oppilasturvallisuuden kannalta välttämättömät tiedot. Opettajien käytössä ei ole oppilaiden tai vanhempien tarkkoja henkilö- ja osoitetietoja.
Kaikkia henkilötietojen käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterinpitäjä (ESTo) ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat (Hobiver-palvelu, pankki, tilitoimisto ja perintätoimisto) toteuttavat tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin sen on välttämätöntä palvelun toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä velvoittaa palveluntarjoajia huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajien tietosuojaselosteet ovat nähtävissä kunkin yrityksen omilla verkkosivuilla.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset:

Tietoja luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella ja siltä osin kuin on sovittu tai voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjällä on oikeus luovuttaa tarvittavia tietoja Visma Financial Solutions Oy:lle laskutus- ja perintätoimeksiannon yhteydessä. Näitä tietoja ovat oppilaan ja huoltajan nimi, syntymäaika, postiosoite, puhelinnumero, sähköposti sekä laskutus- ja perintäasioiden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot laskutuksesta, maksusuorituksista ja perinnän vaiheista. Visma Financial Solutions Oy on perintäasioiden osalta rekisterinpitäjä ja vastaa siten itse kaikista siihen liittyvistä tietosuojavelvoitteista.

Tilastollisia tietoja luovutetaan tarvittaessa ja anonyymisti esim. valtion (Opetushallitus, tilastokeskus), Mikkelin kaupungin ja Suomen Tanssioppislaitosten liiton (STOPP ry) tilastollisiin vuosiraportteihin.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle:

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
(TIETOSUOJASELOSTE):

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus
tarkastaa ja saada korjattua hänestä rekisterissä olevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin. Hobiver-palvelussa oppilas/huoltaja voi itse omilla käyttäjätunnuksilla korjata yhteystietojaan (esim. uusi nimi, postiosoite, puh.numero tai sähköposti). Rekisterinpitäjän tekemää korjausta tulee pyytää kirjallisesti. Rekisterinpitäjän voi oikaista, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon myös oma-aloitteisesti.
pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista, siirtämistä tai käsittelyn rajoittamista. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Rekisterissä olevalla on ns. ”oikeus tulla unohdetuksi”. Mikäli rekisteröity tai huoltaja pyytää kaikkien tietojen poistamista, ei rekisterinpitäjällä ole enää velvollisuutta opinto- ja harrastustodistuksen tms. kirjoittamiseen.
niiltä osin, kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus perua suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen perumista suostumuksen perusteella suoritetun tietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.
kieltää milloin tahansa häntä koskevien tietojen käsitteleminen suoramarkkinointia varten ilmoittamalla siitä osoitteeseen etelasavontanssiopisto@gmail.com
tehdä viranomaiselle valitus henkilötietojen käsittelystä, mikäli rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan siihen soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Ilmoitusvelvollisuus:

Mahdollisessa tietovuototilanteessa rekisterinpitäjä ilmoittaa 72 tunnin kuluessa asiasta tietosuojaviranomaiselle sekä asianomaisille tietovuodon kohteille.